Travailler à plusieurs sur un événement

Un collaborateur est une autre personne, avec son propre compte Sweescape, à qui vous ouvrez un événement précis : votre associé, votre responsable billetterie, l’agence qui gère l’accueil. L’accès se donne événement par événement : un collaborateur ne voit que les événements auxquels vous l’avez ajouté.

Avant de commencer

Votre collaborateur doit avoir un compte Sweescape, créé avec l’adresse email que vous allez saisir, et confirmé. Sweescape ne crée pas de compte à sa place.
Votre formule doit le permettre. Les collaborateurs demandent un abonnement actif à la Formule Avancée ou à la Formule Agence. Le nombre de collaborateurs se compte événement par événement : 1 par événement avec la Formule Avancée, 5 par événement avec la Formule Agence. Une même personne peut être ajoutée à plusieurs de vos événements : elle occupe une place sur chacun. Sans abonnement actif, la fenêtre d’abonnement s’ouvre avec le titre « Les collaborateurs sont inclus dans les offres payantes ». Si l’événement a déjà tous ses collaborateurs, elle s’ouvre avec le titre « Limite de collaborateurs atteinte sur cet événement ». Voir Formules et abonnement.
Vous devez être le propriétaire de l’événement. Un collaborateur ne peut pas ajouter ni retirer d’autres collaborateurs.

Ajouter un collaborateur

Ouvrez l’événement, puis l’onglet Paramètres.
Dans la carte Collaborateurs de l’Événement, cliquez dans le champ « Adresse e-mail de votre collaborateur ».
Tapez l’adresse email de votre collaborateur, puis appuyez sur Entrée.

Une fois l’adresse acceptée, elle s’affiche comme une étiquette dans le champ, et une pastille avec la première lettre de l’email apparaît au-dessus, à la suite de l’avatar toujours affiché. Survolez la pastille pour lire l’adresse complète.

Retirer un collaborateur

Dans le champ « Adresse e-mail de votre collaborateur », cliquez sur la petite croix de l’étiquette à retirer.
La fenêtre Êtes-vous sûr ? rappelle que cette personne n’aura plus accès à l’événement. Cliquez sur Retirer maintenant pour confirmer, ou sur Annuler pour garder son accès.

Le message « Collaborateur supprimé avec succès ! » s’affiche et l’événement disparaît de sa liste. Vous pourrez l’ajouter à nouveau plus tard.

Retirer une personne d’un événement libère aussitôt sa place sur cet événement.

Ce qu’un collaborateur peut faire

Action	Collaborateur	Propriétaire
Voir l’événement dans sa liste et son calendrier	Oui	Oui
Gérer les participants : ajouter, importer, modifier, supprimer, pointer les présences, champs personnalisés	Oui	Oui
Billets, codes, page de billetterie, domaine personnalisé	Oui	Oui
Invitations, billet PDF, cartes Wallet, automatisations, extensions	Oui	Oui
Voir la liste des collaborateurs	Oui	Oui
Modifier le nom, l’adresse, les dates ou l’image	Non	Oui
Ajouter ou retirer des collaborateurs	Non	Oui
Dupliquer ou supprimer l’événement	Non	Oui
Transformer les participants en audience	Non	Oui

Messages d’erreur

Message	Cause
L’utilisateur n’existe pas !	Aucun compte Sweescape n’utilise cette adresse. Demandez à votre collaborateur de créer son compte, puis recommencez.
L’utilisateur est inactif !	Le compte existe mais n’est pas actif, par exemple parce que son adresse email n’a pas encore été confirmée.
L’utilisateur est déjà un collaborateur !	Cette personne a déjà accès à l’événement, ou vous avez saisi votre propre adresse.
E-mail invalide !	L’adresse est mal écrite.
Vous n’avez pas la permission d’ajouter un collaborateur !	Vous n’êtes pas le propriétaire de l’événement.
Vous n’avez pas la permission de supprimer un collaborateur !	Vous n’êtes pas le propriétaire de l’événement.