Choisir les informations demandées aux participants

Par défaut, Sweescape demande à chaque acheteur son prénom, son nom et son email. Les champs personnalisés vous permettent de demander autre chose : un régime alimentaire, une taille de t-shirt, un nom de société, une date de naissance. Chaque champ devient une colonne de votre liste de participants.

À régler avant la première vente

Les champs ne se modifient que tant que l’événement n’a aucun participant. Dès la première vente ou le premier ajout manuel, la carte Configuration des champs disparaît de l’onglet Participants, et les champs sont figés.

Les champs personnalisés concernent les événements avec billetterie. Dans un événement créé par import, les champs sont les colonnes de votre fichier et ne se modifient pas.

Où apparaissent les champs

• Dans le formulaire d’achat de votre page de billetterie, avec le nom du champ comme intitulé. Voir Le parcours d’achat.
• Dans le tableau des participants, comme une colonne dont le titre est en majuscules.
• Dans les fenêtres d’ajout et de modification d’un participant.
• Dans l’export de la liste. Voir Exporter la liste des participants.
• Dans l’onglet Invitation : chaque champ peut être inséré dans l’email d’invitation et placé sur le billet PDF. Voir Personnaliser l’invitation.

Les trois champs de base

Prénom, Nom de famille et E-mail sont toujours demandés. Leur nom et leur type ne se changent pas : vous choisissez seulement à quelle fréquence ils sont demandés.

1. Dans la carte Configuration des champs, cliquez sur Prénom, Nom de famille ou E-mail.

2. Dans Demandé, choisissez :

   • Une fois par commande (par défaut, le champ affiche un cadenas) : l’acheteur remplit le champ une seule fois, et tous les billets de sa commande reçoivent la même valeur.
   • Pour chaque billet (le champ affiche Par billet) : l’acheteur remplit le champ pour chaque billet de sa commande.

3. Cliquez sur Enregistrer les champs.

Un billet nominatif par personne

Si Léa Martin achète 3 billets et que les trois champs de base sont demandés Une fois par commande, les 3 participants s’appellent Léa Martin et ont son adresse email : Léa reçoit les 3 invitations. Passez Prénom, Nom de famille et E-mail sur Pour chaque billet pour que chaque personne ait un billet à son nom et reçoive sa propre invitation.

Ajouter un champ personnalisé

1. Ouvrez l’événement, onglet Participants. Dans la carte Configuration des champs, cliquez sur Ajouter un champ.

   

2. Remplissez le formulaire :

   • Nom du champ : l’intitulé que verront vos acheteurs, par exemple « Régime alimentaire ». Il est obligatoire.
   • Type de réponse : le genre de réponse attendue (voir le tableau plus bas).
   • Champ requis : Requis oblige l’acheteur à répondre, Non requis laisse la réponse facultative.
   • Demandé : Une fois par commande ou Pour chaque billet, comme pour les champs de base.

3. Pour une liste de choix, ajoutez les réponses possibles dans Menu options : tapez une option, puis cliquez sur Ajouter ou appuyez sur Entrée. Il faut au moins une option. La croix d’une option la retire.

4. Cliquez sur Ajouter le champ. Le champ apparaît dans la carte, à côté des champs de base.

5. Cliquez sur Enregistrer les champs en haut de la carte.

Le message « Colonne de participant créée avec succès ! » confirme l’enregistrement.

N'oubliez pas d'enregistrer

Ajouter le champ ne fait que le préparer. Tant que vous n’avez pas cliqué sur Enregistrer les champs, rien n’est sauvegardé : si vous quittez la page, vos champs sont perdus.

Les types de réponse

Les types s’affichent en anglais dans la liste, quelle que soit la langue du tableau de bord.

Type	Ce que saisit l’acheteur	Exemple
Text	Un texte libre	Société, pseudo, message
Number	Un nombre	Âge, nombre d’accompagnants
Date	Une date, choisie dans un calendrier	Date de naissance
Checkbox	Une réponse oui ou non	Accepte d’être photographié
Dropdown (Select)	Un choix parmi vos options	Régime alimentaire : Aucun, Végétarien, Vegan

Réorganiser ou supprimer des champs

• Changer l’ordre : faites glisser un champ personnalisé à la place d’un autre. L’ordre choisi est celui des colonnes du tableau.
• Supprimer : cliquez sur la croix du champ.
• Modifier : un champ ne se modifie pas. Supprimez-le, puis ajoutez-le à nouveau avec les bons réglages.

Dans tous les cas, cliquez ensuite sur Enregistrer les champs.

Chaque champ affiche son nom, son type (text, number, date, boolean ou select), la mention « Required » s’il est obligatoire, et le nombre d’options pour une liste. Survolez ce nombre pour voir les options.

Bien nommer ses champs

Le nom du champ est l’intitulé affiché aux acheteurs : formulez-le clairement (« Taille de t-shirt » plutôt que « TS »). N’utilisez pas firstname, lastname ou email comme nom : ils sont réservés aux champs de base.

Les champs ajoutés par une extension

Certaines extensions ajoutent leurs propres champs, comme un numéro de siège pour un plan de salle. Ils s’affichent dans le tableau des participants et dans les fenêtres d’ajout et de modification, mais pas dans la carte Configuration des champs ni dans le formulaire d’achat : c’est l’extension qui les remplit. Voir Extensions.

Messages d’erreur

Message	Cause
Vous ne pouvez pas modifier les colonnes lorsque l’événement a des participants !	L’événement a déjà au moins un participant. Les champs sont figés.
Format de données invalide, veuillez réessayer avec un format de données valide, remplissez tous les champs !	Un champ est incomplet, par exemple une liste sans option.
Field name is required	Le nom du champ est vide. Ce message s’affiche en anglais.
At least one option is required for a select field	Une liste de choix doit avoir au moins une option. Ce message s’affiche en anglais.