Pointer les présences et rouvrir le contrôle

Le jour de l’événement, chaque entrée est enregistrée : c’est l’émargement. Vous le suivez depuis l’onglet Participants, où chaque personne passe de Inscrit à Présent. Pour un événement sur plusieurs jours ou avec plusieurs entrées, vous pouvez clôturer l’émargement pour que les billets redeviennent scannables.

Comment une présence est enregistrée

Par le scan : votre équipe scanne le QR code du billet avec l’application SweeScan. Voir Scanner les billets.
À la main, depuis le tableau de bord : dans l’onglet Participants, ouvrez le menu de la ligne (l’engrenage de la colonne Actions) et cliquez sur Check-in. Utile pour une personne qui a perdu son billet et dont vous avez vérifié l’identité.

Dans les deux cas, la colonne Statut passe à Présent. Après un Check-in dans le tableau de bord, le message « Check-in du participant effectué ! » s’affiche. Si la personne était déjà présente, par exemple parce qu’elle vient d’être scannée à l’entrée, vous obtenez « Ce participant a déjà fait son check-in ! ».

Un billet remboursé ne peut plus être pointé : le scan affiche « Refunded ticket » et le tableau de bord « Ce billet a été remboursé, il ne peut plus être émargé. ». Voir Rembourser un billet ou une commande.

Annuler une présence

Si une personne a été pointée par erreur, ouvrez le menu de sa ligne et cliquez sur Check-out. Elle repasse en Inscrit et son billet peut de nouveau être scanné. Le message « Check-out du participant effectué ! » confirme l’annulation. Si sa présence avait déjà été annulée, par exemple depuis un autre ordinateur, vous obtenez « Ce participant a déjà fait son check-out ! ».

Suivre les entrées

Dès qu’au moins une personne est présente, la carte Émargement apparaît en haut de l’onglet Participants. Elle affiche le nombre de participants scannés sur le total, par exemple « 42 participants scannés sur 120 ».

La page ne se met pas à jour toute seule pendant que votre équipe scanne : rechargez-la pour voir les dernières entrées.

Pour voir qui manque, cherchez les lignes marquées Inscrit dans le tableau, ou exportez la liste : la colonne « Émargé » vaut « Oui » pour les présents.

Clôturer l’émargement

Un billet scanné ne peut pas être scanné une deuxième fois. Clôturer l’émargement remet les compteurs à zéro : les billets redeviennent scannables pour la séance suivante. C’est ce qu’il vous faut pour :

un festival sur plusieurs jours, avec des pass valables chaque jour ;
une soirée avec sortie et retour autorisés ;
un séminaire avec plusieurs sessions à contrôler.

Dans l’onglet Participants, carte Émargement, cliquez sur Clôturer l’émargement.
Si besoin, cochez des billets dans Limiter à certains billets (facultatif). Seuls les billets cochés redeviendront scannables. Ne cochez rien pour rouvrir tous les billets.
Cliquez sur Clôturer l’émargement.

Le message « Émargement clôturé, 42 billets peuvent être scannés à nouveau. » indique combien de personnes présentes peuvent entrer à nouveau. Les personnes concernées repassent en Inscrit dans le tableau, et la carte Émargement disparaît jusqu’au prochain scan.

Les présences déjà enregistrées ne sont pas effacées : comme l’indique la fenêtre, elles sont conservées.