Enviar las invitaciones

La invitación es el mensaje que entrega a cada participante su entrada: un PDF a su nombre con su código QR personal, que la app SweeScan lee en el acceso. La preparas una vez por evento en la pestaña Invitación. Después sale sola tras cada compra, o cuando la envías tú.

Qué recibe el participante

• Por email: tu mensaje, con la entrada en PDF adjunta. Si añades el bloque Botones Añadir al wallet, el email también ofrece guardar la entrada en Apple Wallet o Google Wallet.
• Por SMS: tu mensaje corto, seguido de un enlace a su página de invitación, donde abre y descarga su PDF.

Cada entrada corresponde a un participante y a un código QR. Un pedido de tres entradas crea tres participantes: salen tres invitaciones, cada una con su propio código QR, a la dirección registrada para cada entrada (normalmente la del comprador).

Qué tienes que preparar

No sale nada hasta que estos elementos estén listos:

1. La entrada en PDF: un fondo subido en la tarjeta Diseño de la invitación, y después los datos y el código QR colocados y guardados con Actualizar. Consulta Diseñar la entrada en PDF.
2. La configuración del canal, guardada con Guardar: el asunto y el mensaje para el email (Personalizar el email de invitación), la columna del teléfono y el mensaje para el SMS (Enviar la invitación por SMS).
3. Solo para el SMS: créditos SMS en la cuenta propietaria del evento.

Antes de abrir la venta

La página de venta no se puede publicar hasta que la entrada en PDF y la invitación por email estén guardadas: al publicar aparece «¡Invitación inválida, por favor crea una invitación con correo electrónico!» o «¡La acreditación no existe, crea primero una acreditación válida!». Prepara la invitación antes de querer publicar la página.

La pestaña Invitación

Abre tu evento y luego la pestaña Invitación. Reúne:

• Diseño de la invitación: el fondo PDF de tu entrada y el botón Editar con Canva.
• Configuración de envío: los ajustes del email y del SMS, con un selector Email / SMS arriba a la derecha.
• Tarjetas wallet: el diseño de las tarjetas de Apple Wallet y Google Wallet.
• Tu invitación, a la derecha: la vista previa del fondo y el botón Personaliza tu invitación para colocar los datos del participante.

El envío automático tras una compra

En cuanto se confirma un pedido en tu página de venta (pago aceptado o pedido gratuito), Sweescape crea un participante por entrada y le envía la invitación por email. No hay nada que activar: basta con que la entrada en PDF y la invitación por email estén guardadas.

El envío automático solo afecta al email. El SMS siempre se envía a mano. Los participantes que añades tú o que importas tampoco reciben nada automáticamente: envíales la invitación como se explica abajo.

Enviar a todos tus participantes

1. En la pestaña Invitación, tarjeta Configuración de envío, elige Email o SMS.

2. Revisa tus ajustes y haz clic en Guardar. El botón Enviar solo aparece cuando la configuración de ese canal está guardada.

3. Haz clic en Enviar y elige a quién enviar en el menú ¿Enviar a?:

   • Enviar a todos: todos los participantes del evento, incluidos los que ya recibieron la invitación.
   • No enviado: solo quienes todavía no la recibieron por este canal.
   • Enviado: solo quienes ya la recibieron por este canal, por ejemplo para reenviar una versión corregida.

   Los participantes cuya entrada se ha reembolsado siempre quedan fuera del envío.

   

4. El mensaje «¡Tus invitaciones están siendo enviadas y están en cola!» confirma la solicitud. Durante el envío, la pestaña queda cubierta por un velo blanco con un indicador de carga y el mensaje «¡Las invitaciones se están procesando en la cola!». Se desbloquea sola cuando termina el envío.

El email y el SMS se siguen por separado: un participante que recibió el email sigue contando como No enviado para el SMS.

Si algunas invitaciones no han podido salir, un recuadro rojo lo indica arriba de la pestaña Invitación cuando termina el envío: «Algunas invitaciones no se pudieron enviar en el último envío.». Revisa el email o el número de los participantes que no recibieron nada, corrígelos si hace falta y vuelve a enviar con Enviar y No enviado. El recuadro desaparece tras un envío masivo sin fallos.

Enviar o reenviar la invitación a un participante

1. Abre la pestaña Participantes del evento.

2. En la fila del participante, haz clic en el icono del engranaje.

3. Elige Enviar invitación por correo electrónico o Enviar invitación por SMS. El mensaje «¡Tu invitación ha sido enviada con éxito!» confirma el envío.

Si el participante cambió de dirección o de número, corrígelo primero con Editar el participante en el mismo menú. Un reenvío no cambia el código QR: el PDF anterior sigue siendo válido.

Ver la invitación de un participante

En la pestaña Participantes, el icono del engranaje de una fila ofrece Ver el PDF del participante. Abre, en una pestaña nueva, la página de invitación de ese participante: es la misma página que la del enlace enviado por SMS.

La página muestra «¡Tu invitación está lista!», un botón Ver invitación, un botón Descargar PDF y los botones de Apple Wallet y Google Wallet bajo «Guarda tu entrada en tu teléfono». Genera el PDF cada vez que se abre, con el diseño actual de la entrada.

Nota

La página de invitación se abre sin iniciar sesión: cualquiera que tenga el enlace ve la entrada y su código QR. No publiques este enlace.

Mensajes de error frecuentes

Mensaje	Causa	Qué hacer
«¡La acreditación no existe, crea primero una acreditación!»	El fondo PDF no está subido, o la entrada nunca se guardó con Actualizar.	Sigue Diseñar la entrada en PDF.
«¡La invitación no existe, por favor crea una invitación primero!»	La configuración de este canal no se ha guardado.	Rellena la tarjeta Configuración de envío y haz clic en Guardar.
«El PDF de la invitación aún no está configurado. Personaliza primero tu invitación en la pestaña Invitación.»	Envío a un participante: el fondo PDF está subido, pero la entrada nunca se guardó con Actualizar.	Sigue Colocar los datos y el código QR.
«Créditos SMS insuficientes. Por favor agrega más créditos a la cuenta que posee este evento»	El saldo de créditos es menor que el número de destinatarios.	Compra créditos SMS.
«El dominio del remitente personalizado no está verificado. Verifícalo en la configuración o deja de usar el remitente personalizado.»	Envío a todos: el remitente personalizado usa un dominio que no está verificado, o que ya no está en tu cuenta.	Verifica el dominio (Enviar desde tu propio dominio), o desmarca Usar remitente personalizado y guarda.
«Esta entrada se ha reembolsado, la invitación no se ha enviado.»	Envío a un participante: su entrada se ha reembolsado y ya no es válida.	Nada que hacer: una entrada reembolsada no se vuelve a enviar.
«Este participante se ha dado de baja de los SMS (STOP), la invitación no se ha enviado.»	Envío de un SMS a un participante: su número pidió no recibir más SMS.	Envíale la invitación por email.
«Ocurrió un error, ¡por favor intenta más tarde!»	Error inesperado, por ejemplo un corte de conexión.	Vuelve a intentarlo unos instantes después.

Pruébalo contigo

No existe un envío de prueba para la invitación. Añádete como participante con tu propia dirección (Añadir o importar participantes), envíate la invitación desde el icono del engranaje y escanea el código QR con SweeScan para comprobarlo todo.

Páginas relacionadas

• Diseñar la entrada en PDF
• Personalizar el email de invitación
• Entradas en Apple Wallet y Google Wallet
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• Escanear las entradas